Me Menestys Travelilla tiedämme, että jokainen yrityksen tekemä matka on yksilöllinen. Oli kyseessä sitten konferenssimatka, ryhmämatka, seminaarimatka tai asiakasmatka, matkan tarpeet ja vaatimukset ovat erilaiset. Vaikka liikematkatoimiston tiimin asiantuntijuuden hyödyntäminen kannattaa haastavampien tai monimutkaisten yritysmatkojen järjestelyssä ja suunnittelussa, on myös tilanteita, joissa matkat ja majoitukset voi varata kätevästi itse NOVA-itsevarausjärjestelmän avulla. 

Lue, millaisissa tilanteissa itsevarausjärjestelmää kannattaa käyttää ja miten se hyödyttää suoraan sekä yrityksen matkustajia että yrityksen matkavastaavia!

Yksinkertaiset ja toistuvat matkat voi varata itse 

Yritysten matkustustarpeet ovat monimuotoisia: yritysmatkoja tehdään lähelle ja kauas, koko tiimin voimin tai yksin. Suuri osa Menestys Travelin asiakasyrityksistä käyttääkin rinnakkain sekä itsevarausjärjestelmää että asiantuntevaa tiimiä yrityksen matkojen järjestämiseen matkan koosta ja varauksen haastavuudesta riippuen. 

Menestys Travelin ammattitaitoisen tiimin puoleen kannattaa kääntyä, jos:

• matkalle lähtee yli 10 henkeä
• kohteeseen lennetään useammalla lentoyhtiöllä 
• vaihtoja on useita
• matkaan liittyy muita toiveita tai vaatimuksia, jotka edellyttävät tarkempaa suunnittelua

Näissä tilanteissa Menestys Travelin tiimi auttaa tekemään matkasuunnitelman, joka on kannattavampi niin ajanhallinnan, matkustusmukavuuden kuin matkustusbudjetin kannalta.  

Yksinkertaisemmissa, toistuvissa varauksessa voidaan kuitenkin hyödyntää NOVA-itsevarausjärjestelmää. Esimerkiksi näissä tilanteissa varauksen voi tehdä vaivattomasti itse:

• matkustus on toistuvaa
• lento on suora tai yhden välilaskun päässä

Itsevarausjärjestelmän käyttöä kannattaa harkita silloin, kun kuukauden aikana tehdään useampia lentoja samaan tuttuun kohteeseen. 

Pohditko, sopisiko NOVA-itsevarausjärjestelmän käyttäminen sinun yrityksesi matkustustarpeisiin? Ota yhteyttä niin esittelemme ominaisuuksia esimerkiksi lyhyessä online-demossa.

Matkan varaaminen on helppoa intuitiivisen ja mobiilioptimoidun itsevarausjärjestelmän avulla

Yrityksen matkustajalta itsevarauspalvelun käyttö poistaa monta mutkaa matkasta ja sen varaamisesta. NOVA:n käyttöjärjestelmä on tehty hyvin samanlaiseksi kuin kuluttajille suunnattujen lento- ja hotellivarausten tekeminen: käyttöjärjestelmä on intuitiivinen ja se on helppo omaksua.

NOVA-itsevarausjärjestelmä on saanut yritysmatkustajilta hyvää palautetta sen helppokäyttöisyyden vuoksi. Matkojen varaus onnistuu itsenäisesti ympäri vuorokauden, eikä varausta tehdessä tarvitse olla erikseen yhteydessä liikematkatoimistoon.

NOVA:a voi käyttää sekä suomeksi että englanniksi, ja se on optimoitu toimimaan sekä tietokoneen että älylaitteiden selaimissa. Järjestelmästä löytyy kätevästi myös matkustusdokumentit ja omaan profiiliin voi tallentaa esimerkiksi lentoyhtiöiden kanta-asiakaskorttitiedot.

Näin varaat matkan:

1. Valitse lähtö- ja saapumiskentät sekä matkustuspäivämäärät. Järjestelmä tarjoaa automaattisesti sopivia lentovaihtoehtoja ja ilmoittaa, jos valittujen lentojen hinnat ylittävät sallitun budjetin. 
2. Valitse seuraavaksi lentoluokan, istumapaikat ja mahdolliset lisäpalvelut, esimerkiksi ylimääräiset matkatavarat tai lennon aikana tarjoiltavat ateriat.
3. Varaus on tehty. Varausvahvistus ja matkan tiedot löydät NOVA-itsevarausjärjestelmästä ja sähköpostitse lähetettävästä varausvahvistuksesta.
4. Kun lento on varattu, on aika valita sopiva hotelli. Varatessa valitaan majoittumisaika ja sijainti, joiden perusteella järjestelmä ehdottaa sopivia vaihtoehtoja. Koska hotelli on maksettu etukäteen, ei hotellia tarvitse erikseen vahvistaa, vaikka saapuminen tapahtuisi myöhään.

Itsevarausjärjestelmän käyttö antaa yritysmatkalle lähtevän työntekijän tehdä itsenäisiä valintoja yrityksen selkeästi määrittelemissä puitteissa. Matkaan on määritelty valmiiksi kullekin käyttäjäprofiilille esimerkiksi matkustusbudjetti ja matkustuspolitiikan mukaiset ehdot.

Jos matkaa varatessa esimerkiksi majoituksen budjetti ylittyy, järjestelmä lähettää automaattisesti hyväksymispyynnön valituille organisaation edustajille, jotka joko hyväksyvät tai kieltävät budjetin ylittymisen. Hyväksymisketjun avulla tieto varauksesta liikkuu nopeasti, eikä erillisiä yhteydenottoja tarvita. 

Yksilöidyt käyttäjäprofiilit, muokattavat laskutustiedot ja hyväksymisketjut

Itsevarausjärjestelmän käyttäminen on vaivatonta myös yrityksen matkavastaavien näkökulmasta. Laskutus voidaan suorittaa matkatilin tai e-laskun kautta ja kustannuspaikkoja sekä viitetietoja voidaan muokata tarpeen mukaan. Myös yrityksen mahdolliset lentoyhtiöiden sopimushinnat voidaan ladata järjestelmään, jolloin itsevarausjärjestelmä huomioi ne automaattisesti varauksia tehdessä. 

NOVA-itsevarausjärjestelmä mahdollistaa erilaisten käyttäjäprofiilien luomisen. Matkavastaava tai muu yrityksen nimetty edustaja pääsee muokkaamaan käyttäjäprofiileja, asettamaan yksilöityjä matkustusbudjetteja ja matkaehtoja. Järjestelmään voidaan myös lisätä tytäryhtiöitä, ja sen kautta voidaan varata matkoja myös organisaation ulkopuolisille tahoille, esimerkiksi asiakkaille tai yhteistyökumppaneille.

Yksi NOVA:n merkittävimmistä eduista on hyväksymisketjut: jos yrityksen matkustaja on varaamassa matkustusbudjetin ylittävää lentoa tai majoitusta, järjestelmä triggeröi hyväksymisketjun. Hyväksymisketjuun määritellyt tahot voivat hyväksyä tehdyn varauksen tai hylätä sen. Hyväksymisketjujen käyttäminen vähentää ylimääräisiä kuluja ja varmistaa matkasääntöjen noudattamisen.

Järjestelmän avulla voidaan myös toteuttaa yrityksen huolenpitovelvoitetta eli Duty of Carea. Matkavastaava näkee järjestelmästä näkee missä varauksen tehnyt matkustaja on ja voi reagoida mahdollisessa kriisitilanteessa nopeasti. 

NOVA tarjoaa suppeita raportteja tehdyistä varauksista. Kattavampaa ja yksilöidympää raportointia tarvittaessa kannattaa kääntyä Menestys Travelin puoleen.

Kiinnostuitko yritysmatkan varaamisesta NOVA-itsevarausjärjestelmän avulla? Ota meihin yhteyttä!